Työntekijärekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
OY ADIENTE AB, KEILARANTA 1, 02150 ESPOO
(jäljempänä ”me” tai ”Adiente”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
INFO@ADIENTE.FI
3. Rekisterin nimi
TYÖNTEKIJÄREKISTERI
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
- Lakisääteisen velvoitteidemme noudattaminen;
- välisemme työsopimuksen täytäntöönpano; tai
- rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstöasioidemme ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen. Käsittelyn tarkoituksena on myös vuokra- ja toimeksiantotyövoiman välittäminen Adienten asiakkaille.
Emme kohdista tietojesi perusteella sinuun sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla voisi olla sinulle laillisia seuraamuksia.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme työntekijärekisterin yhteydessä seuraavia työntekijän (rekisteröity) työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai muu yksilöivä tunnus, sukupuoli, asiointikieli/äidinkieli, lähiomainen;
- rekisteröidyn yhteystiedot* kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
- rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot* kuten ammatti- ja/tai tehtävänimike, yksikkö/tiimi/osasto, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet ja/tai -koulutus, osallistuminen koulutuksiin, työsuhteen kesto, työsuhteen päättymisen syy ja siihen liittyvät tiedot;
- rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset;
- rekisteröidyn työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot* mukaan lukien rekisteröidyn käytössä olevat laitteet kuten tietokone ja matkapuhelin;
- rekisteröidyn kehityskeskustelut ja arvioinnit ja näihin liittyvät tiedot, kuten kehitystarpeet ja kiinnostuksen kohteet sekä palkkakeskusteluita koskevat tiedot;
- rekisteröidyn työajan seurantaan liittyvät tiedot ja työaikakirjanpitoon liittyvät tiedot*;
- rekisteröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot*;
- tieto rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä*;
- työhyvinvointiin, työturvallisuuteen ja työsuojeluun liittyvät tiedot, kuten osallistumistiedot työhyvinvointia edistävään toimintaan ja työkykyneuvotteluja koskevat tiedot;
- mahdolliset muut tiedot, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet.
6. Mistä saamme tietoja?
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen työntekijä. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi esimiehiltä saadut tiedot sekä työntekijän järjestelmien käyttämisestä syntyvät tiedot.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti. Luovutamme tietoja vain työsuhteeseen liittyviin tarkoituksiin.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:
- Taloushallinto ja palkanlaskenta
- HR-palvelut
- Työterveyshuollon palvelut
- Lakipalvelut
- IT-järjestelmätoimittajat
- Vakuutus- ja eläkeyhtiöt.
Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.
Yritysostotilanteissa ja rahoituksen hankkimiseksi saatamme luovuttaa edellä kuvattuja henkilötietojasi kunkin tapauksen edellyttämässä laajuudessa sellaisille yrityksille, joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen yhtiön arvon selvittämiseksi sekä muiden tilanteen kannalta merkittävien toimenpiteiden valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi. Näissä tilanteissa huolehdimme salassapitositoumuksista asian edellyttämällä tavalla.
Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtymiseen liittyvistä asianmukaisista suojatoimista, kuten EU:n hyväksymistä vakiosopimuslausekkeista.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Järjestelmä ja sen varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme myös paperikopioina olevia tietoja lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on myös oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme työsuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
