Rekrytointiprosessi noudattaa yleensä samankaltaista kaavaa, ja sitä voi katsoa kahdesta eri näkökulmasta, joko rekrytoivan asiakasyrityksen, tai työnhakijan näkökulmasta. Tämä blogi käsittelee työnantajayrityksen näkökulmaa. Työnhakijan näkökulmasta voit lukea täällä.
Me olemme pieni ja hieman erilainen HR-yhtiö kuin monet muut. Meille on ollut tietoinen valinta olla, ja jäädä, pieneksi kahden hengen yritykseksi – Ericaksi ja Marikaksi. Koska meitä on vain kaksi, jokainen asiakas on joko minun, eli Erican, tai Marikan. Vastaamme molemmat itse omista asiakkaistamme, ensimmäisestä tapaamisesta, sopimuksista, ilmoitustekstien kirjoittamisesta, ehdokashauista ja haastatteluista, esittelystä asiakkaalle, taustojen tarkistuksesta sekä lopussa laskutuksesta.
Moneen asiakkaaseemme olemme tutustuneet jo toimintamme aivan alkumetreillä. Optimaalista on, kun onnistumme luomaan asiakassuhteen sijaan partneruuden, jossa työskentelemme pitkäaikaisesti yhdessä asiakkaamme kanssa ja rakennamme heille heidän tiimejään yksi tiiminjäsen kerrallaan. Tästä HR-yhteistyötä on helppo jatkaa ja syventää, esimerkiksi säännöllisten tiiminkehityspäivien kautta, sekä syventyä team- tai ryhmäcoahing prosesseihin.
Asiakastapaaminen:
Uuden asiakkaan kanssa rekrytointiprosessi alkaa optimaalisesti niin, että tapaamaan asiakaan hänen omalla toimistollaan. Meille on tärkeää henkilökohtaisesti tavata se henkilö, joka vastaa rekrytoinneista, ja mielellään myös rekrytoitavan henkilön tulevan esihenkilön, mikäli nämä ovat kaksi eri ihmistä. Tapaamme mielellämme myös muita tiiminjäseniä, mikäli mahdollista. Istumme yhdessä alas ja keskustelemme yrityksestä, tiimistä, tehtävästä sekä rekrytoitavan henkilön profiilista. Tämä tapaaminen avaa meille sellaisia asioita ja yksityiskohtia, joita pelkkä puhelinkeskustelu ei kerro. Puhelin ja teams/zoom/meet, ovat hyviä työkaluja, mutta ne eivät koskaan täysin vastaa, tai voi korvata, oikeaa tapaamista ja toisen ihmisen kohtaamista. Kun kerran on tavannut toisen, voi helposti jatkaa etäyhteyttä käyttämällä, mutta on tärkeää saada tutustua henkilökohtaisesti, ainakin kerran.
Kun itse näemme miltä toimisto näyttää, ketkä siellä työskentelevät, miten ihmiset ovat pukeutuneet, miten he puhuvat toisilleen ja monta muuta pientä, mutta niin tärkeää asiaa, meidän on huomattavasti helpompi valita oikeat ehdokkaat, juuri tähän tehtävään ja juuri tähän yritykseen. Henkilön, joka viihtyy näissä tehtävissä ja tässä yrityksessä, pitkään.
Sopimukset:
Kun rekrytoitavan henkilön henkilöprofiilista on sovittu, laadimme yhteistyötä määrittelevät sopimukset. Sama prosessi pätee, mikäli kyseessä on henkilöstövuokraus, mutta siihen on erisanaiset sopimukset. Adientellä on kattava yhteistyösopimus, joka allekirjoitetaan kerran, ja jonka ehtoja noudatetaan, silloin kun teemme yhteistyötä myös tulevaisuudessa. Tämä ei sido asiakasta käyttämään vain meitä rekrytointipartnerinaan, mutta sitoo asiakasta noudattamaan yhteisesti sovittuja pelisääntöjä, silloin kun työskentelemme yhdessä.
Lisäksi teemme toimeksiantoa varten tehtäväkohtaisen tilausvahvistuksen. Näiden kahden lisäksi tärkeitä ovat myös Adienten GDPR-ehdot sekä Henkilöstöpalvelualan yleiset ehdot, jotka kuuluvat asiaan, koska kuulumme liittoon ja noudatamme heidän toimintaperiaatteitaan.
Yhteistyösopimus, liiton yleiset ehdot ja GDPR-sopimukset allekirjoitetaan ainoastaan ensimmäisellä kerralla. Jatkossa laadimme aina vain tilausvahvistuksen, jossa määritellään juuri tämän kyseisen rekrytointiin liittyvät asiat.
Prosessin kesto:
Standardin muotoinen rekrytointiprosessi kestää yleensä noin kaksi kuukautta, toimeksiannon vastaanottamisesta työsopimuksen allekirjoitukseen. Uudessa työpaikassa aloittaminen tapahtuu sen jälkeen joustavasti irtisanoutumisajan ja muiden sitoumusten puitteissa.
Tarvittaessa on toki mahdollista toteuttaa prosessi myös paljon nopeammin, mutta huomattavan paljon pidemmiksi prosessit eivät pitäisi venyä, koska silloin jo kiinnostuneiden ehdokkaiden mielenkiinto alkaa vähitellen lopahtaa. Nopeammillaan prosessin voi tehdä parissa päivässä, mutta silloin tarvitaan myös hieman tuuria matkaan.
Noin kuukausi olisi siis hyvä laskea ehdokkaiden hakemiseen, ja sitten toinen ehdokkaiden haastattelemiseen, esittämiseen asiakkaalle, asiakkaan haastatteluihin, mahdollisten henkilöanalyysien tekemiseen ja purkamiseen, referenssien tarkistamiseen sekä työsopimusneuvotteluihin.
Erilaisia prosesseja:
Me räätälöimme aina jokaisen prosessin asiakkaan sen hetkisten tarpeiden mukaan, mutta haku noudattaa kuitenkin yleensä tiettyä kaavaa. Tehtävästä kirjoitetaan työpaikkailmoitus, joka julkaistaan meidän omilla sivuillamme ja mahdollisesti meidän somekanavissamme, sekä sopimuksen mukaan muissa maksuttomissa tai maksullisissa ilmoituskanavissa. Ilmoitus voidaan tehdä asiakasyrityksen nimellä tai anonyyminä hakuna, tilanteesta riippuen. Käytämme hauisamme paljon myös omaa CV-tietokantaamme, josta löytyy tuhansien henkilöiden tiedot. Tämä on toimiva kanava erityisesti silloin kun toimeksiannolla on kiire, eikä meillä ole aikaa odottaa, että potentiaaliset hakijat näkevät ja vastaavat työpaikkailmoitukseemme.
Moni tehtävä on sellainen, että siihen ei löydy ehdokkaita pelkän ilmoituksen perusteella. Silloin teemme head-hunting prosessin, jolloin me etsimme sopivia ehdokkaita, ja olemme heihin suoraan yhteydessä. Tämä on aikaa vaativa prosessi, mutta yleensä hyvin tehokas sellainen.
Yhä useampi hauistamme tänään, ei ole puhtaasti ilmoitushaku tai head-hunting toimeksianto, vaan sekoitus näistä kahdesta, ns hybriidihaku, eli ilmoitamme työpaikasta ja olemme samalla myös suoraan yhteydessä sopiviin ehdokkaisiin. Tätä käytetään erityisesti haastavissa hauissa, tai hauissa, joissa on aikataulupaine, jolloin emme voi luottaa siihen, että tarpeeksi sopivia ehdokkaita, tarpeeksi ripeästi, hakevat tehtävää, vaan heitä pitää itse myös aktiivisesti kontaktoida.
Kun aloitimme toimintamme 2005, leikkasimme nimitysuutisia talteen Kauppalehdestä ja Taloussanomista, ja säilytimme näitä omassa laatikossaan. Tämä oli osa meidän head-hunting tietokantaamme silloin. Onneksi digitalisaatio on tehnyt tästäkin huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa.
Rekrytointiprosessi
Rekrytointiprosessi alettua, seuraamme koko ajan hakemusmäärää ja pidämme silmällä mitä hakemuksia meille tulee. Mikäli hakemuksia ei tule tarpeeksi, voi olla aiheellista muokata avainsanoja tai ilmoitustekstiä. Valitsemme hakijoiden joukosta meidän mielestämme juuri tähän tehtävään parhaiten soveltuvat ehdokkaat, ja tapaamme heidät. Optimaalisesti hakemuksia tulee runsaasti, ja tapaamme paljon ehdokkaita, mutta niin ei aina ole. Jokainen haku on uniikki. Sopivia ehdokkaita löytyy kuitenkin aina, heitä etsitään ja hakua muokataan kunnes löytyy oikea henkilö tehtävään.
Tämän jälkeen esittelemme asiakkaalle sopivimmat ehdokkaat ja sovimme yhdessä, ketkä tulee tapaamaan asiakasta. Ensimmäinen asiakashaastattelu voi olla meillä, mutta viimeistään toinen haastattelu olisi tärkeä järjestää asiakkaan omissa tiloissa, jotta ehdokas näkee toimiston ja sen toimintaympäristön, johon on tulossa töihin. On myös tärkeää, että hänet haastattelee tuleva esihenkilö, tai että tuleva esihenkilö on mukana haastattelussa, jolloin molemmilla on mahdollisuus varmistaa, että tämän henkilön kanssa haluaa tehdä töitä. Optimaalisesti hakija pääsee myös tapaamaan ainakin osan tiimistä, jonka kanssa on tarkoitus työskennellä tulevaisuudessa. Tämä on molemminpuolinen etu – sekä tiimin että hakijan.
Henkilöarviointi
Ensimmäisen tai toisen haastattelun jälkeen asiakasyritys valitsee sen ehdokkaan, tai ne ehdokkaat, joiden kanssa he haluavat edetä. Tässä vaiheessa voidaan ottaa käyttöön arviointityökaluja, jolloin vielä tarkemmin analysoidaan henkilön sopivuutta tehtävään.
Yleisimmin käytämme Extended DISC henkilöarviointia. Analyysi tehdään verkossa ja tulokset lähetetään kandidaatille itselleen sekä rekrytoivalle esihenkilölle. Analyysi puretaan yhdessä, ja siinä käymme vielä syvällisemmin läpi henkilön profiilia. Onnistuneen rekrytoinnin kannalta molempien osapuolten odotuksien kohtaaminen ovat ensisijaisen tärkeitä.
Jotkut asiakasyrityksemme käyttävät aina henkilöarviointia, toiset eivät käytä sitä koskaan. Tämä riippuu organisaatiosta ja rekrytoivasta esihenkilöstä. Me suosittelemme sitä lämpimästi, mutta se ei ole vaatimus. Samaa arviointityökalua käytetään myös kehityskeskusteluissa sekä tiiminkehitystoimeksiannoissa että coachingissä.
Suosittelijat
Ennen työtarjouksen esittämistä, Adiente tarkistaa aina tulevan työntekijän taustat, mukaan lukien suosittelijat. Perinteisesti suosittelijat ovat olleet kaksi aikaisempaa esihenkilöä, mutta rekrytointitoimeksiannosta riippuen, tämä ei aina riitä. Kun kyse on johtotehtävistä, suosittelemme 360- ajattelutapaa, ja pyydämme mielellämme suosittelijoita myös aikaisemmista alaisista, kollegoista ja asiakkaista. Millaisia suosittelijoita toivotaan, on asia josta keskustelemme asiakkaamme kanssa, ja valitsemme sitten yhdessä minkälaiset suosittelijat ehdokkaalta toivomme.
Työsopimus
Kun ehdokkaan referenssit ovat tarkistettu ja hyväksi todettu, voi prosessi edetä työtarjoukseen. Yleensä työnantaja tekee ehdokkaalle kirjallisen tarjouksen. Ehdoista sekä eduista neuvotellaan, kunnes löydetään kompromissi, joka tyydyttää kaikkia osapuolia. Adiente ei ole juridisesti sopimusosapuoli tässä, vaan sopimus tehdään työnantajan ja työntekijän välillä.
Kun työsopimus on allekirjoitettu, työntekijä voi aloittaa uudessa tehtävässä irtisanomisaikansa ja muiden sitoumustensa puitteissa. Suosittelemme aina, että näitä sitoumuksia kunnioitetaan, ja siirrytään työpaikasta toiseen, niin että ylläpidetään hyvät suhteet myös aikaisempaan työnantajaan.
Kun työsopimus on allekirjoitettu, Adiente ilmoittaa muille hakijoille, että rekrytointi- sekä toimeksianto on tullut päätökseen.
Rekrytointitakuu
Me annamme rekrytointi toimeksiannoillemme aina rekrytointi takuun, mikäli muusta ei ole erikseen sovittu. Tämä tarkoittaa, että mikäli työsuhde valitun työntekijän kanssa jostain syystä päättyy koeajan puitteissa, etsimme hänen tilalleen uuden henkilön veloituksetta.
Ole yhteydessä
Autamme mielellämme kaikissa työelämään liittyvissä kysymyksissä, ole yhteydessä, niin mietimme mikä ratkaisu palvelisi sinun yritystä parhaiten juuri nyt!
Meidän yhteystiedot löytyvät täältä.
